Nawiązując współpracę z biurem rachunkowym zwykle mamy nadzieję, że będzie ona trwała latami dając obopólną satysfakcję. W większości przypadków rzeczywiście tak się dzieje, może jednak zdarzyć się i tak, że sam wybór biura nie był przemyślany, a my dość szybko zaczynamy zmagać się z konsekwencjami tego rodzaju niedbałości. Oferta biur rachunkowych wcale nie jest identyczna, a pewne różnice pomiędzy nimi potrafią dawać się we znaki. Kiedy zatem nasze wątpliwości są na tyle uzasadnione, że zmiana biura rachunkowego wydaje się najlepszą z możliwych opcji?

Gdy poprawność rozliczeń budzi wątpliwości

Gdy powierzamy firmową księgowość pracownikom biura rachunkowego, zwykle mamy nadzieję, że od tej pory nie będziemy już musieli martwić się o poprawność rozliczeń. Jeśli jednak kwoty podatków są podejrzanie niskie lub przesadne wysokie, pracownicy zaczynają zwracać uwagę na niejasności w rozliczaniu umów, a kontrahenci atakują pracowników biura obsługi klienta domagając się szybszego wystawiania faktur i not korygujących do nich, mamy powody do niepokoju. Jeszcze zanim zrezygnujemy ze współpracy z biurem rachunkowym, powinniśmy skontrolować te kwestie, które budzą nasz niepokój. Nie powinno być to trudne, czasem jednak już w tym miejscu czeka na nas kolejna pułapka.

Gdy biuro nie umożliwia nam stałego dostępu do dokumentacji

Jeśli weźmiemy niezbędną dokumentację i przekażemy ją osobie, która legitymuje się doświadczeniem na odpowiednio wysokim poziomie, nie powinniśmy mieć problemu z ocenieniem, czy biuro rachunkowe jest wiarygodne, czy też nie. Sytuacja zaczyna się komplikować, gdy biuro nie wywiązuje się z obowiązku stałego udostępniania przedsiębiorcy informacji o stanach finansów firmy. Wiele biur udostępnia żądane dane tylko po wysłaniu odpowiedniego zapytania, choć nie brakuje też takich, które są w stanie przygotować platformę dającą taki dostęp na bieżąco. Już sama komunikacja mailowa z prośbami o dostęp może być krępująca, gdy zaś maile takie długo pozostają bez odpowiedzi, jest to czytelny sygnał świadczący o tym, że warto zrewidować nasze relacje z biurem.

Gdy biuro oczekuje osobistych wizyt po to, aby dostarczyć dokumenty

W dobie powszechnego dostępu do Internetu już nawet urząd skarbowy zgadza się na to, aby dostarczać mu skany dokumentów zamiast ich papierowej wersji. Tymczasem na rynku nadal możemy spotkać się z biurami rachunkowymi, dla których, z różnych powodów, taka forma współpracy jest niedopuszczalna. Konieczność osobistego dostarczania dokumentów zajmuje czas, wymaga wykorzystania zasobu ludzkiego, który przydałby się w innym miejscu, a do tego sprawia, że pewne problemy są rozwiązywane ze znaczącym opóźnieniem. Rynek jest duży, a zdecydowana większość biur rachunkowych wykazuje się większą elastycznością, warto więc pomyśleć o zmianie tego, z którym współpracujemy.

Gdy z maili od księgowych nie da się wiele wyczytać

W dwudziestym pierwszym wieku brak księgowego w siedzibie firmy nie jest już poważnym problemem. Praca zdalna zyskuje na popularności i staje się opcją, z której korzysta coraz więcej osób. Czym innym jest jednak brak osobistego kontaktu z księgowym, a czym innym – trudność w nawiązaniu prawidłowej komunikacji mailowej. Maile, które nie przychodzą na czas, są niezrozumiałe, nie odnoszą się do tematu korespondencji, a do tego są pisane niezrozumiałym językiem, nie mogą być uznawane za warte zainteresowania, a długotrwała komunikacja prowadzona w taki sposób nie ma jakiegokolwiek uzasadnienia.

Gdy księgowi nie dzielą się wiedzą

Nikt nie wymaga od biura rachunkowego, aby jego pracownik w wolnym czasie analizował posunięcia firmy, dla której pracuje. Dzielenie się wiedzą nie jest jednak wygórowanym żądaniem. Księgowi znają się na przepisach znacznie lepiej niż każdy inny pracownik firmy. Są w stanie w porę wychwycić wiele zagrożeń, umieją też wyjaśniać to, co jest niezrozumiałe. Umieją, ale nie zawsze chcą wychodząc z założenia, że ich wiedza jest zbyt cenna. Na szczęście, takie podejście nie jest powszechne i bez trudu znajdziemy biuro, w którym nie jest to praktykowane.